Business Case : Le guide pour rédiger un business case

Le business case est un outil d’aide à la décision, incontournable en gestion de projet. Comment préparer, rédiger et présenter ce document d’analyse ?

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Comprendre ce qu’est un business case en management

Qu’est-ce qu’un business case ?

Au départ de tout projet, il y a une question essentielle : pourquoi l’entreprise devrait elle se lancer ? Autrement dit : que peut-elle gagner à mettre au point ce projet ? Le jeu en vaut-il la chandelle ? Pour prendre la bonne décision, il faut s’appuyer sur une analyse circonstanciée : c’est dans cette optique que l’on va rédiger un business case. Parfois traduit en « étude d’opportunité » ou en « analyse financière ». Comprendre : une proposition structurée qui vise à justifier le lancement d’un projet d’envergure en tenant compte de l’ensemble de ses nombreux aspects (contexte, pertinence, coûts, gains, risques…). En fonction de l’ampleur du projet, un business case peut tenir sur une simple page ou occuper un dossier complet, être présenté en PDF ou sous forme de diaporama, etc.

Comparatif : Business case VS Business plan

VS

Business case

Document tactique dédié à un projet spécifique à court ou moyen terme
Évalue la viabilité d'un projet pour l'entreprise dans son ensemble ou pour un département en particulier
Bâti sur des éléments concrets : les ressources (financières, humaines et matérielles) dont dispose l'entreprise à un instant T
Présente les raisons qui justifient le lancement ou la poursuite d'un projet
Démontre le potentiel de rentabilité d'une idée ou d'une opportunité, en vue d'une présentation aux décideurs

Business plan

Document stratégique témoignant d'une approche globale et à long terme
Propose un plan de croissance et de pérennité pour l'entreprise dans son ensemble, et pour les années à venir
Bâti sur des hypothèses de développement et sur un calendrier à long terme soumis aux aléas du marché
Définit la stratégie commerciale de l'entreprise, sa vision à long terme, les moyens à mettre en place pour l'atteindre et les résultats attendus
Permet de mobiliser des investisseurs et de les convaincre de participer au financement d'un projet entrepreneurial

Rédiger un business case, pour quoi faire ?

Dans quels cas rédiger un business case ?

La préparation et la présentation d'un business case font sens lorsqu'un chef de projet souhaite évaluer la faisabilité d'une idée ou d'une opportunité business. Cela peut concerner différentes initiatives : le lancement d'un nouveau produit ou service, la conception d'une campagne de communication inédite, l'ajout d'une fonctionnalité dans un outil existant, l'ouverture d'un point de vente ou d'une filiale, l'investissement dans un nouveau sous-traitant…rnrnMais le business case n'est pas employé exclusivement pour des projets novateurs : il peut s'agir d'évaluer l'intérêt de renouveler ou d'augmenter l'investissement dans un projet en cours de réalisation, de renforcer la collaboration avec un partenaire en lui déléguant plus de tâches, d'améliorer le fonctionnement d'un service de l'entreprise, etc. Dans tous les cas de figure, cette analyse doit montrer les bénéfices attendus, mais aussi souligner les risques potentiels que court l'entreprise.

Quelle est l'utilité d'un business case pour une entreprise ?

Le business case est un outil d'aide à la décision : une fois terminé, il est présenté à la direction qui, en s'appuyant sur les données réunies et synthétisées, est capable de prendre une décision en connaissance de cause et de donner (ou pas) son feu vert au projet. Car si le demandeur visualise clairement la raison d'être de son idée ainsi que ses implications, il lui faut mettre ses arguments sur le papier et partager ses informations avec les parties prenantes, afin que tout le monde puisse disposer du même niveau de connaissance. Il s'agit donc, avant tout, d'un support destiné à convaincre : un dossier qui montre la pertinence d'une idée, la rentabilité de sa mise en œuvre, et la valeur ajoutée du projet. Le but étant d'obtenir un « go » ou un « no-go » de la part de la direction.

À quelles questions doit répondre un business case ?

Pour présenter l’intérêt d’un projet avec un maximum de rigueur, un business case se doit de répondre à cinq grandes questions.

  • Quoi ?

    étape 1

    Un business case doit expliquer, dans le détail, la nature du projet envisagé et les différentes composantes de l'entreprise qui sont (ou seront) touchées : les processus métiers, les activités, les marchés, les produits ou services, les départements concernés en premier lieu, etc. Il s'agit, en somme, de mettre le projet en contexte.

  • Pourquoi ?

    étape 2

    Quel est l'intérêt pour l'entreprise de lancer ce nouveau projet (ou de poursuivre le projet en cours) ? À cette question, le business case doit répondre en apportant des éléments concrets en termes de bénéfices et/ou de gains financiers pour l'organisation. Le but étant de montrer que ce projet en particulier s'inscrit dans les objectifs stratégiques de la société.

  • Qui ?

    étape 3

    Tout projet implique d'engager des moyens humains, indispensables pour le mettre en œuvre et atteindre les objectifs prévus. Le business case doit donc préciser ces moyens en désignant les parties prenantes concernées : équipe en charge du projet, experts et conseillers en interne, partenaires de tous bords, prestataires extérieurs, etc.

  • Combien ?

    étape 4

    La question du budget est cruciale dans le processus de prise de décision concernant un projet d'envergure. Le business case doit chiffrer de façon précise les coûts à engager et détailler les bénéfices attendus pour l'entreprise, afin de calculer la rentabilité du projet dans son intégralité.

  • Quand ?

    étape 5

    Un business case s'applique à présenter un projet à mettre en œuvre à court ou à moyen terme (contrairement à un business plan qui témoigne d'une approche à long terme). Il est donc indispensable d'estimer les délais nécessaires à sa réalisation. Ce qui permet, aussi, de mieux évaluer le coût et les ressources humaines à y consacrer.

Rédiger un business case : les avantages

Aider à la décision

Le business case est avant tout un outil d’aide à la décision pour la direction : les conditions de mise en œuvre et les bénéfices pour l’entreprise y sont explicités.

Donner une vision d'ensemble

Le business case livre aux décideurs une vision d’ensemble du projet. Cette vision détaille ses aspects à la fois financiers, humains, pratiques et stratégiques.

Présenter des alternatives pertinentes

Le business case présente différentes alternatives au projet. Il met sur la table toutes les options et détaille chaque fois les effets de celles-ci sur l’entreprise.

Identifier les risques potentiels

Le business case souligne les risques potentiels inhérents au projet. Cela permet de les anticiper et de préparer des contre-mesures efficaces suffisamment en amont.

Convaincre avec des arguments

Le business case démontre la valeur du projet en s’appuyant sur des arguments structurés, efficaces, et soutenus par des chiffres. C’est un outil puissant de persuasion.

Optimiser l'ensemble du projet

Le business case fournit une analyse détaillée d’un projet donné. Cela permet d’en repérer en amont les éventuels défauts et d’y apporter des corrections à des fins d’optimisation.

Bon à savoir

En complément du business case, il est courant de préparer une étude comparative présentant l’option du statu quo. Cela en revient à évoquer ce qu’il se passera pour l’entreprise si elle n’agit pas conformément au projet soumis : coûts, risques et manque à gagner.

Les clés pour rédiger un business case efficace

Rédiger un business case : un processus à ne pas négliger

La rédaction d’un business case ne doit pas être prise à la légère. S’il est vrai que sa préparation et sa présentation sont extrêmement importantes (ce sera l’objet de notre 4e partie), il est tout aussi crucial de savoir rédiger un business case correctement en suivant un plan bien encadré et en n’oubliant aucune des parties essentielles. Quant à l’auteur, il s’agit en général du porteur du projet ou du manager de l’équipe qui l’a proposé. Toutefois, il est possible – et même recommandé – de se faire épauler par des experts en externe qui disposent des compétences pour produire ce type de contenu, et pour en faire un véritable support de persuasion.

Les 9 grandes parties qui composent un business case

  • La présentation de l'opportunité

    étape 1

    Toute analyse a pour but de répondre à une problématique ou de présenter une opportunité. Votre business case doit donc commencer par ce point crucial : la présentation du projet et de son contexte. Cette partie doit permettre aux lecteurs d'appréhender la raison d'être du projet et de comprendre la portée des actions qui seront proposées par la suite.

  • L'analyse de la situation

    étape 2

    Cette étape de la rédaction du business case consiste à définir les limites du projet et à l'inscrire dans son contexte. Il s'agit de fixer les objectifs à atteindre et de les rattacher à la stratégie globale de l'entreprise, mais aussi d'apporter des éléments complémentaires (financiers, environnementaux, concurrentiels, internes ou externes…) permettant aux lecteurs d'en saisir les enjeux d'un coup d'œil.

  • Le comparatif des options

    étape 3

    À ce stade, il est important de présenter les alternatives possibles au projet. Quelles étaient les autres options ? Pourquoi celle-ci a-t-elle été retenue, et pas une autre ? Il s'agit de montrer que ce projet découle d'un choix éclairé résultant d'une analyse poussée du marché, et de détailler les facteurs (stratégiques, économiques, commerciaux…) qui ont amené à faire ce choix.

  • Les moyens à engager

    étape 4

    Dans cette partie, il faut donner des indications générales quant aux ressources à mobiliser pour mener le projet à son terme, qu'elles soient matérielles, humaines ou financières. Quel sera le coût estimé du projet ? Quelles répercussions peut-on envisager sur le flux de trésorerie ? Quelles variables prendre en compte ? Pas besoin de rentrer dans les détails : il s'agit de fournir des ordres de grandeur.

  • Les principaux risques identifiés

    étape 5

    Parce que tout projet nouveau comporte des risques, il est important que ceux-ci soient identifiés et rapportés dans le business case : principaux risques existants, probabilité qu'ils se produisent, et impact potentiel sur l'entreprise. Pensez aussi à intégrer les contraintes qui pèsent sur le déroulement du projet : recrutements indispensables, nécessité d'aller chercher des compétences externes, outils manquants, etc. Cette présentation permet de mettre en place un plan répondant à ces problématiques.

  • Les principaux gains attendus

    étape 6

    Cette section du business case est consacrée aux bénéfices attendus une fois le projet arrivé à son terme. Leur existence justifie sa mise en œuvre. Ils peuvent être quantitatifs (hausse de la marge ou du chiffre d'affaires, diminution des coûts…) ou qualitatifs (meilleure satisfaction client, amélioration de la qualité du produit ou du service, optimisation d'un processus métier…).

  • Le plan d'action envisagé

    étape 7

    De quelle façon le projet sera-t-il mis en œuvre ? Telle est la question à laquelle doit répondre cette partie de votre business case. Elle englobe toutes les composantes du déroulement du projet : nom du/des responsable(s), parties prenantes, étapes nécessaires, plan d'action détaillé, suivi de la progression, plan de communication, etc.

  • Le planning du projet

    étape 8

    Le planning est la matérialisation du plan d'action : il décrit par le menu l'enchaînement des étapes de la réalisation du projet, mais aussi les personnes impliquées pour chaque jalon posé. C'est une sorte de feuille de route générale qui peut prendre la forme d'un diagramme de Gantt (un outil plébiscité en matière de gestion de projet).

  • La synthèse de l'analyse

    étape 9

    La synthèse (aussi appelée « executive summary ») doit être placée en ouverture du business case, mais il est indispensable de la rédiger en dernier. Il s'agit de résumer, dans un langage clair et accessible, les grandes lignes du document : problème ou opportunité initial(e), ressources à engager, bénéfices et risques, délais, etc. Cette synthèse doit permettre d'appréhender la nature du projet et d'en évaluer les différents paramètres.

Comment préparer et présenter un business case ?

Préparation et présentation du business case : deux étapes cruciales

Si l’exercice consistant à rédiger un business case est complexe et délicat, il est tout aussi important de penser à ce qui entoure ce travail : en particulier, la préparation du document puis, une fois rédigé, sa présentation auprès des personnes concernées. En effet, un business case ne peut pas se contenter de dresser des listes (d’objectifs, de moyens, de ressources…) et de montrer des tableaux chiffrés. Il faut inscrire le projet dans le contexte stratégique de l’entreprise, expliciter les raisons qui le rendent incontournable, et pour cela veiller à ce que les préconisations qui y sont faites soient viables. C’est pourquoi, pour terminer ce guide, nous avons choisi de vous fournir quelques précieux conseils en vue de la préparation et de la présentation de votre document.

Nos conseils pour bien préparer et présenter votre business case

Travaillez avec les personnes compétentes

Pour rédiger un business case efficacement, il est recommandé de travailler à plusieurs et de faire intervenir les personnes compétentes. En substance, toutes celles qui sont concernées de près ou de loin par l’opportunité présentée dans le document, ou qui sont appelées à participer à son élaboration : c’est la meilleure façon de s’assurer qu’il soit complet, pertinent et aussi précis que possible dans ses hypothèses.

Vérifiez la viabilité des propositions

Au regard des risques qui pèseront sur l’entreprise si elle décide de lancer le projet, il est nécessaire de s’assurer que les propositions contenues dans le business case sont viables. Avant de démarrer, faites le tour des parties prenantes pour les interroger sur la faisabilité de vos idées telles qu’elles seront proposées dans le document. Puis, recueillez leur avis tout au long de l’élaboration du business case afin que toute erreur soit immédiatement repérée et corrigée.

Choisissez librement l'ordre de rédaction

S’il est acquis que la synthèse doit être rédigée en dernier (comme une introduction pour un article), les parties restantes de votre business case peuvent être écrites dans l’ordre qui vous convient. Cela, en fonction de l’état de vos connaissances, de l’aisance des rédacteurs, ou tout simplement des plannings de chacun. Il suffira, à la fin, de replacer les différentes sections dans l’ordre logique, et le tour sera joué !

Revenez en arrière pour peaufiner

Au moment de rédiger un business case, aucune partie ne peut être bouclée pour de bon avant que l’ensemble ne soit terminé. N’hésitez pas à revenir en arrière pour peaufiner votre travail. Pensez à faire relire les différentes sections aux experts en interne, par exemple la partie financière au DAF. Une fois le contenu achevé, organisez une ultime relecture avec l’ensemble des parties prenantes afin de corriger ce qui doit l’être et de vous assurer que toutes les informations sont justes.

Soignez la présentation du document

Un business case n’est pas seulement amené à être diffusé en interne : il faut en faire la présentation auprès des décideurs. Une bonne présentation consiste à exposer brièvement les tenants et aboutissants du projet (en répondant aux questions indiquées dans la 2e partie de ce guide : quoi, pourquoi, qui, combien et quand) puis d’aborder le sujet des risques liés au projet, dans l’optique d’apaiser les doutes. Pour rendre cette présentation plus dynamique, vous pouvez en faire un diaporama ou une vidéo, par exemple.

Bon à savoir

L’utilisation d’un outil de gestion de projet (Trello, Buddy, Teamwork…) est vivement conseillée pour suivre la mise en œuvre de votre initiative, tout en veillant à ce qu’elle respecte les jalons posés dans le business case. Un tel outil permet aux parties prenantes d’être informées en temps réel de l’avancée du projet et de savoir précisément quel rôle elles doivent jouer et quand.

Notre engagement

Expertise

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Des questions ?

Qu’est-ce qu’un business case en management ?

Un business case est un document de planification de projet : c’est une proposition structurée dont le but est de justifier le lancement (ou la poursuite) d’un projet d’envergure au sein d’une entreprise. Le business case montre les objectifs à atteindre, les moyens à mettre en œuvre et les ressources à engager dans le projet, ainsi que les bénéfices que l’organisation peut en tirer et les risques qu’elle prend.

Pourquoi rédiger un business case en gestion de projet ?

Un business case est avant tout un outil d’aide à la décision que l’on remet aux décideurs afin qu’ils donnent leur approbation (ou non) au projet concerné. Ce support est destiné à convaincre : c’est pourquoi il s’attache à montrer la pertinence et la valeur ajoutée d’une idée, ainsi que les bénéfices que l’entreprise est amenée à en tirer. Pour le porteur du projet, c’est une façon de partager sa vision des choses en s’appuyant sur des éléments concrets.

Comment rédiger un business case ?

La rédaction d’un business case nécessite de produire un certain nombre de sections. Le document doit contenir idéalement une présentation, une analyse de la situation, un comparatif des options, les moyens à engager, les risques et les bénéfices identifiés, un plan d’action, un planning de mise en œuvre, et enfin une synthèse (à placer au début). Il est préférable, pour rédiger un business case, de s’entourer des personnes compétentes dans le domaine concerné, voire de faire intervenir un prestataire extérieur.

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